Você se lembra do que foi discutido na reunião da semana passada?
E da reunião do mês passado?
Se suas reuniões parecem uma confusão e você não tem conclusões acionáveis, provavelmente está faltando algo nos seus resumos de reunião.
Um resumo bem elaborado pode transformar discussões improdutivas em próximos passos acionáveis. Este artigo vai te ensinar como redigir um resumo que capture a essência de cada reunião e impulsione ações.
O que é um resumo de reunião?
Um resumo de reunião é uma breve visão geral de todas as principais discussões, decisões e itens de ação abordados em uma reunião. Ele serve como um ponto de referência rápido para quem participou, mantendo todos alinhados sobre o que foi discutido e acordado.
Como pequenas empresas podem usar um resumo de reunião
Resumos de reuniões ajudam sua pequena empresa a acompanhar o progresso. Você pode facilmente consultá-los e monitorar o andamento de iniciativas importantes, como lançamentos de menus, campanhas de marketing ou mudanças na equipe.
Ao compartilhar resumos de reuniões com sua equipe, você alinha esforços e impulsiona ações. Todos saem da reunião com os mesmos aprendizados e têm uma ideia clara do que precisam fazer em seguida.
Os resumos também capacitam sua empresa a tomar decisões informadas com base nos registros de discussões, decisões e itens de ação.
Diferenças entre resumos de reuniões e atas de reuniões
Embora tanto os resumos quanto as atas de reuniões sejam ferramentas importantes usadas em reuniões, eles têm propósitos distintos e diferem em cinco principais aspectos:
Hora de criação: Após a reunião vs. durante a reunião
Um resumo de reunião é criado após a reunião. Ele documenta o que foi discutido, as principais decisões tomadas e os próximos passos.
Por outro lado, as atas de reuniões são registradas em tempo real, durante a reunião. Elas contêm um relato detalhado da reunião, incluindo contribuições individuais, questões levantadas e discussões específicas sobre cada item da pauta.
Nível de detalhe: Conciso vs. Abrangente
Quais são os principais pontos de cada reunião? Resumos de reuniões focam nesses pontos. Eles documentam decisões cruciais e itens de ação de forma concisa.
As atas de reuniões mantêm um registro mais abrangente, oferecendo mais contexto e detalhes sobre cada discussão.
Legibilidade: Fácil vs. Estruturado
Resumos de reuniões são fáceis de ler e entender, destacando as informações mais importantes. Resumos eficazes utilizam listas, títulos claros e linguagem concisa para melhorar a legibilidade.
Em contraste, atas de reuniões seguem um formato mais estruturado, com um relato cronológico das discussões e organizadas em seções por item da pauta.
Propósito: Atualizações rápidas vs. registro oficial
Pense no motivo de criar cada documento. Resumos de reuniões são usados para referência rápida e para compartilhar informações importantes com quem não pôde participar. Eles fornecem uma visão geral do que aconteceu e dos próximos passos.
As atas de reuniões, por outro lado, são um registro oficial. Elas podem ser usadas para fins legais ou de conformidade, pois documentam as decisões tomadas e as ações realizadas.
Tom: Informal vs. Formal
Resumos de reuniões tendem a ser mais informais e conversacionais, já que são principalmente usados para comunicação interna. Eles podem ter um tom mais amigável e até incluir toques pessoais ou humor para torná-los mais envolventes.
As atas de reuniões são mais formais, pois podem ser compartilhadas com partes interessadas externas ou usadas como documentação oficial para fins legais ou de conformidade. Elas utilizam uma linguagem profissional para garantir precisão e objetividade.
O que torna um “ótimo resumo de reunião”?
Um ótimo resumo de reunião deve conter as seguintes quatro seções:
- Principais pontos discutidos: Capture as conversas ou debates mais importantes durante a reunião. Lembre-se de destacar diferentes perspectivas e possíveis soluções para referência futura.
- Decisões-chave: Inclua todas as decisões tomadas na reunião e o raciocínio ou contexto por trás de cada uma. Isso ajuda todos a entender como as principais decisões foram alcançadas.
- Perguntas ou questões em aberto: Identifique quaisquer tópicos não resolvidos ou perguntas pendentes que necessitam de discussão ou investigação adicional.
- Itens de ação: Defina claramente o que precisa ser feito, quem é responsável por cada tarefa e quaisquer prazos envolvidos.
Aproveite ao máximo sua próxima reunião com o Lark!
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