Sem a implementação de medidas tangíveis para promover a colaboração, departamentos e equipes podem se tornar descoordenados à medida que uma empresa cresce. Isso é prejudicial para a moral, inovação e produtividade diária.
No entanto, a expansão não precisa dividir as equipes — apenas requer mais intencionalidade quando se trata de fomentar a colaboração através de processos bem definidos.
A maioria das organizações afirma valorizar a colaboração, mas quantas realmente a praticam? A seguir, compartilhamos alguns exemplos reais de colaboração, além de melhores práticas para ajudá-lo a aplicar a mesma abordagem em sua empresa.
5 Exemplos Reais de Colaboração em Ambientes de Trabalho
A melhor maneira de entender a colaboração é vê-la em ação. Abaixo, compilamos cinco exemplos reais de colaboração de empresas bem-sucedidas de todos os tamanhos e setores.
1 Aprimorando a comunicação
Embora a maioria das empresas sonhe com uma expansão rápida, isso traz seus desafios. Empresas que experimentam um rápido crescimento podem descobrir que permanecem com processos ad hoc de uma startup em fase de crescimento, mas com a escala e o pessoal de uma grande empresa estabelecida.
Por exemplo, uma empresa pode ser composta por várias equipes usando diferentes canais de comunicação porque cada gerente aderiu às suas próprias preferências.
Isso se torna ainda pior se cada equipe armazena suas informações em lugares diferentes, deixando todos sem saber como acessar as informações de outras equipes (ou mesmo o que está disponível em primeiro lugar).
Sem esforços para aprimorar os processos, surgem ineficiências — com os funcionários incapazes de contatar as pessoas que desejam ou acessar as informações de que precisam.
Usar uma ferramenta para centralizar a comunicação e o armazenamento de documentos oferece uma solução.
A ZUS Coffee enfrentou o dilema descrito acima. Esta cadeia de cafés especializados expandiu rapidamente de duas lojas para mais de 300, mas não conseguiu atualizar seus processos juntamente com suas operações.
Como resultado, a empresa usava vários canais — e-mail, WhatsApp e Telegram, para citar alguns. Ninguém sabia como contatar a pessoa certa, e a equipe se tornou descoordenada.
Quando a ZUS adotou o Lark Messenger, as lacunas de comunicação desapareceram. A empresa também passou a usar um único arquivo base para gerenciar todas as informações das lojas, permitindo que todos acessassem informações atualizadas no mesmo lugar — resultando em 90% menos tempo gasto com papelada.
Além disso, a equipe usou recursos adicionais para enfrentar o sentimento de descoordenação e promover a união:
- Um recurso de anúncios no Lark Messenger para manter todos atualizados.
- Funcionalidades de busca para recuperação de informações.
- Uso da plataforma Lark Moments para celebrar conquistas visíveis para todos.
- Garantindo Transparência
Às vezes, o maior problema de um ambiente de trabalho é sua cultura, e não seus processos. Algumas organizações têm uma equipe que se sente muito distribuída, sem um senso de comunidade ou propósito compartilhado. Isso pode resultar na falta de confiança dos funcionários nas lideranças da empresa.
E quando não há confiança, os funcionários são menos propensos a serem honestos com os gestores, fornecer feedback ou compartilhar suas ideias — o que impede a inovação e a colaboração na organização.
A Buffer é uma empresa que vai a extremos para garantir que isso não aconteça, buscando uma cultura de transparência. A abordagem dessa empresa de mídia social é melhor descrita como “transparência radical”. Ela se tornou famosa por publicar salários dos funcionários e finanças da empresa.
Mas, embora isso tenha atraído as manchetes, os esforços da Buffer vão além disso, com o objetivo de tornar os funcionários de todos os níveis cientes de todas as informações. A empresa busca ativamente feedback dos funcionários por meio de pesquisas e canais de comunicação e usa isso para melhorar suas políticas.
A Buffer também torna todas as reuniões abertas a todos os funcionários, promovendo a inclusão como resultado. Isso garante que todos se sintam valorizados dentro da empresa — melhorando assim a colaboração.
É difícil medir o sucesso de uma abordagem tão intangível. Mas a Buffer seguiu a abordagem de transparência radical em 2010 e intensificou os esforços em 2015. Avançando para 2024, a empresa tem uma receita anual de cerca de $18 milhões, aumentando em relação aos menos de $6 milhões no início de 2015. Naturalmente, publica esses números de forma transparente online.
3.Fomentando um Sentido de Propósito Compartilhado
Até agora, focamos em equipes pequenas, mas em rápido crescimento, que removeram obstáculos que sufocavam seu crescimento.
No entanto, corporações maiores também podem enfrentar problemas.
Um dos mais comuns é a gestão de cima para baixo sufocando a criatividade e o engajamento dos funcionários. Isso faz com que os funcionários se sintam como simples “engrenagens na máquina”, o que tem um efeito colateral na produtividade e no crescimento da empresa.
Organizações nessa posição podem fomentar objetivos comuns para unir sua equipe. Uma maneira de alcançar isso é através de programas que incentivem a inovação liderada pelos funcionários e dêem às pessoas um maior senso de propriedade.
A multinacional farmacêutica Johnson & Johnson busca maneiras de manter seus funcionários engajados, inspirados e conectados à sua missão. A empresa adotou uma cultura e um modelo operacional que concede aos funcionários propriedade e agilidade. Uma maneira de fazer isso é por meio de seu programa Talent for Good.
Essas iniciativas não só dão aos funcionários a chance de se conectar ao propósito maior do negócio, mas também envolvem colaboração interfuncional, pois funcionários de diferentes departamentos têm uma oportunidade única de se unir para trabalhar em uma tarefa.
Graças aos seus esforços, a Johnson & Johnson foi nomeada uma das Melhores Empresas para Inovadores pela Fast Company em 2020.
Além disso, a Johnson & Johnson apoia grupos de recursos para funcionários — grupos voluntários e liderados pelos próprios colaboradores que permitem aos trabalhadores aplicar diferentes perspectivas para toda a empresa. Estes conectam os funcionários e ajudam a ter um impacto maior na companhia.
- Reunindo equipes de projetos diferentes
Em qualquer empresa, o talento está espalhado por diferentes departamentos — departamentos que nem sempre se comunicam entre si.
Isso significa que os projetos tendem a pertencer a uma equipe específica e exclusivamente. Embora essa seja, sem dúvida, a maneira mais direta de organizar projetos, também significa que um projeto ou equipe fica privado das ideias criativas que outra pessoa poderia ter trazido.
Um processo organizacional tradicional também tende a significar que um projeto é passado linearmente de uma equipe para outra. Novamente, isso é direto de organizar, mas significa que os ciclos de inovação são lentos.
Para combater esses problemas, muitas organizações buscaram substituir a hierarquia tradicional por equipes autônomas. Isso significa reunir funcionários de diferentes equipes para soluções criativas.
O Spotify fez isso usando seu próprio modelo de “Squads” (Times), que divide as equipes da seguinte forma:
- Squads: Pequenas equipes que trabalham em projetos ou produtos específicos.
- Tribes: Compostos por vários Squads com projetos adjacentes.
- Chapters: Grupos focados em habilidades, que compartilham com os Squads.
- Guilds: Grupos baseados em interesses pessoais, em vez de trabalho.
Cada funcionário faz parte de um Squad, que se enquadra em uma Tribe. Mas eles também podem fazer parte de vários Chapters ou Guilds. Cada grupo é composto por membros de diferentes departamentos com diferentes habilidades, criando uma hierarquia plana e permitindo que as equipes adotem uma abordagem flexível para seus projetos.
Esse método também incentiva os esforços colaborativos e o engajamento, criando uma responsabilidade coletiva maior para enfrentar os desafios da organização.
Além disso, as equipes colaborativas abordam os desafios de diferentes ângulos, promovendo a inovação.
Considerando o sucesso do Spotify hoje, é seguro dizer que essa abordagem ajudou a empresa a crescer.
- Realizando reuniões criativas
Todo mundo quer trabalhar com um grupo de pessoas inspiradas, energizadas e que se sintam confortáveis para trocar ideias e assumir riscos.
No entanto, a realidade muitas vezes é o oposto — um grupo de indivíduos que se sente desconfortável ao compartilhar ideias uns com os outros e prefere manter-se na segurança. Isso resulta em pensamento grupal, falta de inovação e ausência de perspectivas diversas.
As organizações podem resolver esse problema simplesmente injetando um pouco de criatividade. Uma maneira de fazer isso é por meio de sessões de brainstorming que incentivam a comunicação aberta, o feedback e a resolução de problemas.
Para a empresa de produção Pixar, a criatividade é a própria essência do negócio. Portanto, não é surpreendente que a colaboração criativa seja onde a empresa se destaca.
A Pixar começou a seguir o framework “Brain Trust” (Confiança Criativa), que envolve diretores apresentando trabalhos que ainda estão em progresso a um grupo, que então analisa a produção. Isso pode não parecer revolucionário, mas o detalhe marcante foi que a Pixar incentivou a honestidade em vez de soluções específicas. Isso deslocou o foco para simplesmente explorar e entender os problemas.
Tudo isso ajudou todos na Pixar a obter uma compreensão mais profunda do que estava acontecendo e permitiu que a criatividade fluísse, em vez de pressionar alguém a encontrar a solução perfeita ou agir como se soubesse mais do que o diretor.
Após adotar o método Brain Trust, a Pixar produziu filmes clássicos como Frozen e Big Hero 6.
