Você está tendo dificuldades com a programação de turnos e cobertura contínua? Preocupado com o excesso de carga de trabalho nos horários difíceis para seus funcionários?
As escalas de trabalho oferecem uma solução prática.
Uma escala de trabalho permite organizar sistematicamente os turnos e atribuir tarefas que são mais difíceis de capturar em horários tradicionais.
Este artigo mostrará o que são escalas de trabalho e como elas diferem dos horários detalhados. Daremos um exemplo, discutiremos softwares avançados para escalas de trabalho e compartilharemos 12 melhores práticas para fazer o uso ideal das escalas de trabalho.
O que é uma escala de trabalho?
Uma escala de trabalho é um cronograma que descreve as atribuições e responsabilidades de indivíduos ou equipes durante um período específico. Ela detalha quem deve realizar determinadas tarefas (quando e onde) para que todos os papéis necessários sejam cobertos.
As escalas de trabalho são comuns nas forças armadas, escolas e em locais de trabalho que operam em um sistema de turnos. Elas são particularmente úteis para programar o pessoal em cargos de gestão e supervisão, otimizar a alocação de recursos e identificar as responsabilidades individuais.
Os locais onde as escalas de trabalho são usadas podem ser mais comuns do que você imagina. Cerca de 16% dos funcionários nos EUA não trabalham no formato tradicional das 9h às 17h — eles seguem horários alternativos de turnos. Ambientes de trabalho onde isso é a norma incluem transporte e utilidades (6,3%), manufatura (5,7%) e hospitalidade (2,6%).
Qual é o propósito de uma escala de trabalho?
Uma escala de trabalho desempenha vários papéis diferentes na organização do ambiente de trabalho. Aqui está uma visão geral das suas funções mais importantes:
- Planejamento e monitoramento dos turnos dos funcionários
Uma escala de trabalho ajuda a organizar e programar os turnos dos funcionários de forma que cada turno esteja adequadamente preenchido, sem sobreposições ou lacunas na cobertura. Monitorar os turnos através de uma escala de trabalho permite que a gestão acompanhe quem está trabalhando quando, o que leva a uma melhor gestão do tempo e responsabilidade.
- Cobertura contínua
Uma escala de trabalho garante que haja sempre funcionários de plantão. Isso é particularmente crítico para ambientes de trabalho que exigem cobertura 24/7, como hospitais, serviços de segurança e centros de suporte ao cliente.
- Responsabilidade clara por tarefas e deveres
Uma escala de trabalho especifica quais funcionários são responsáveis por tarefas particulares durante seus turnos para que nada seja negligenciado e não haja duplicação não intencional de esforços.
- Alocação otimizada de recursos
Ao delinear claramente quem está trabalhando quando e em quais tarefas, uma escala de trabalho ajuda os gestores a aproveitar ao máximo os recursos humanos da empresa. Com uma escala de trabalho, o número certo de funcionários com as habilidades apropriadas estará disponível nos momentos certos.
- Melhor comunicação e coordenação
Uma escala de trabalho também serve como uma ferramenta de comunicação que informa os funcionários sobre seus horários e responsabilidades. Isso contribui para uma melhor coordenação entre os membros da equipe, já que todos estão cientes de quem está de plantão a qualquer momento e quais tarefas eles devem estar realizando.
- Melhor accountability e gestão de desempenho
Com uma escala de trabalho, é mais fácil acompanhar a presença, pontualidade e desempenho dos funcionários. A escala fornece um registro que os gestores podem usar para realizar avaliações de desempenho, tratar questões de presença e garantir que os funcionários cumpram seus turnos e responsabilidades agendados.
Em resumo, uma escala de trabalho é uma ferramenta essencial para planejar e otimizar os turnos dos funcionários dentro de uma organização.
Melhores Práticas para Planejamento de Escalas de Trabalho: Como Melhorar a Programação
- Entenda claramente as necessidades operacionais
Primeiro, faça um inventário detalhado das necessidades operacionais da sua organização. Identifique os períodos de pico, tarefas críticas e os níveis de pessoal necessários.
Explore diferentes horários de turnos, como a escala de trabalho comprimida (CWS), a escala de trabalho 2-2-3, ou a escala 9/80. Um desses pode se ajustar melhor às suas necessidades do que o horário tradicional de 40 horas.
Alinhe sua escala com essas demandas e padrões ideais de turno para posicionar suas pessoas nos locais certos nos horários certos e evitar sub ou sobrecarga de pessoal.
- Inclua os funcionários no processo de planejamento
Os horários de turnos nem sempre são os favoritos dos funcionários devido à irregularidade dos padrões de trabalho. Portanto, para obter mais adesão, é uma boa prática incluir seus funcionários no processo de escalonamento.
Determine as preferências e a disponibilidade dos funcionários por meio de pesquisas ou reuniões e programe-os de acordo. Isso dará à sua força de trabalho uma sensação de pertencimento, pois eles sentirão que suas necessidades e preferências estão sendo levadas a sério.
- Pratique a equidade e a transparência
Um dos perigos das alocações de turnos 24/7 é a percepção de favoritismo: funcionários preferidos recebem os melhores turnos, enquanto outros acabam com os piores.
Para evitar essa percepção, certifique-se de distribuir os turnos de forma equitativa e rotacioná-los de maneira justa — especialmente os indesejáveis, como turnos noturnos e fins de semana.
Compartilhe cada nova escala semanal ou mensal com antecedência, para que os funcionários tenham tempo suficiente para levantar quaisquer preocupações que possam ter ou solicitar mudanças.
4. Invista na Tecnologia Certa para Gerenciamento de Escalas e Frequência
Como todos os horários, as escalas de trabalho exigem um pensamento claro para serem montadas.
A maneira tradicional de criar escalas é usar planilhas. No entanto, o software de agendamento pode automatizar a criação de escalas, tornando todo o processo mais rápido e preciso. Essas tecnologias também podem rastrear a disponibilidade dos funcionários, gerenciar trocas de turnos e integrar considerações como taxas horárias e dias mais movimentados.
O Lark Suite é uma dessas ferramentas modernas e abrangentes. Ele inclui uma ampla gama de ferramentas de RH que facilitam a criação e o gerenciamento de escalas e outros horários.
Aqui estão alguns de seus recursos:
- Lark Attendance é um sistema sofisticado de gerenciamento de frequência para definir e gerenciar horários e folhas de ponto dos funcionários. Um bônus é sua funcionalidade de rastreamento de frequência via Wi-Fi.
- Lark Messenger e Lark Meetings são ótimas ferramentas para discutir mudanças de turno, solicitações de folga, etc.
- Lark Approval pode ser usado para gerenciar solicitações de folga, pedidos de troca de turno e mais.
- Lark Docs é um programa completo de criação de documentos para qualquer tipo de agendamento. Inclui diversos templates para uma variedade de indústrias.
- Lark Base e Lark Meegle são ferramentas sofisticadas com fortes capacidades de automação para gerenciamento de projetos, incluindo o acompanhamento das tarefas atribuídas aos funcionários em sua escala de trabalho. Por exemplo, você pode usar o Base para listar as tarefas detalhadas de um funcionário de saúde para o dia.
Esse amplo espectro de recursos e aplicativos integrados torna o Lark uma plataforma poderosa de produtividade que pode apoiar suas escalas de trabalho de forma fluida e eficiente.
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