Quando você abriu seu restaurante, seu sonho de se tornar um pequeno empresário se tornou realidade.
Criar os pratos perfeitos que seus clientes adoram. Trabalhar com uma equipe de cozinha e atendimento de alto nível que acredita tanto na sua visão quanto você. Abrir as portas todas as manhãs e receber os primeiros clientes do dia.
A parte de contabilidade e escrituração, no entanto, provavelmente é menos encantadora.
A verdade é que, sem uma solução sólida de contabilidade para o restaurante, você pode enfrentar erros na folha de pagamento, atrasos nos pagamentos a fornecedores e má gestão de estoque. Todos esses fatores afetam sua credibilidade, reputação e resultados financeiros.
Estamos aqui para facilitar as coisas para você.
Neste artigo, vamos diferenciar a contabilidade da escrituração e depois levá-lo diretamente ao nosso guia passo a passo para configurar um sistema de escrituração para restaurantes que funcione.
Como configurar seu sistema de escrituração para restaurante
Antes de começarmos, é importante entender como a escrituração difere da contabilidade.
Embora muitas vezes haja sobreposição entre os dois, a escrituração é o lado administrativo e transacional. Na escrituração de restaurantes, você registra as transações financeiras do seu negócio, incluindo compras, devoluções e pedidos, além de registrar recibos e pagamentos de clientes e fornecedores.
Embora a contabilidade inclua a escrituração, ela também requer uma visão mais ampla da situação financeira. A escrituração e outros dados são usados para obter insights e agir sobre eles.
Se você precisar de suporte contábil, consulte nosso guia prático: Contabilidade para Restaurantes Simplificada em 2024.
Com isso em mente, vamos mergulhar nos seis passos de um sistema abrangente de escrituração para restaurantes.
Passo 1: Crie um relatório diário de vendas
O primeiro passo é criar um relatório das vendas diárias do restaurante. Completar este registro diário permite que você veja como seu restaurante está indo em tempo real. Você sabe rapidamente quanto o negócio faturou ou deu em cortesia, o que permite comparar o desempenho ao longo do tempo.
Seu relatório diário deve incluir a divisão dos pagamentos em dinheiro e cartão de crédito. Registrar separadamente esses métodos de pagamento alinha-se com a forma como os fundos chegam à sua conta bancária, já que os cartões de crédito geralmente levam de dois a três dias para serem processados.
Dependendo do seu negócio, você também pode querer registrar diferentes tipos de vendas. Por exemplo, você pode registrar as vendas de alimentos e bebidas separadamente e detalhar ainda mais as vendas de bebidas alcoólicas versus não alcoólicas.
Seja qual for o sistema escolhido, certifique-se de que seja consistente para garantir precisão.
Embora possa ser tentador deixar isso para uma rotina semanal, dado suas outras responsabilidades, fazer isso significa correr o risco de imprecisões e erros. Agende relatórios de vendas diários como parte da sua rotina regular para não perder nenhuma etapa. Você pode até incluir este relatório na sua Lista de Verificação de Fechamento Diário do Restaurante.
A boa notícia? Muitos relatórios diários de vendas agora vêm de sistemas de ponto de venda (POS).
Passo 2: Sincronize com um sistema POS
Se você investir em um sistema POS automatizado e abrangente para o seu negócio, economizará tempo, dinheiro e esforço a longo prazo.
Enquanto os sistemas de POS costumavam se limitar ao caixa, as opções de hoje geralmente incluem recursos além da transação em si.
Quando o cliente passa o cartão ou o funcionário registra uma venda em dinheiro, o sistema gera detalhes sobre essa venda, fornecendo insights acionáveis e de longo prazo para o seu negócio.
A precisão e a eficiência aumentam com a automação, eliminando a necessidade de entrada manual de dados.
Dependendo do sistema POS escolhido, você pode personalizar as categorias de vendas para atender às necessidades do seu negócio. Exemplos de categorias incluem:
- Vendas de alimentos e bebidas
- Bebidas alcoólicas e não alcoólicas
- Entradas, pratos principais e sobremesas
- Vendas no almoço, happy hour e jantar
- Pagamentos em dinheiro, cartão de crédito e vale-presente
Muitos sistemas POS robustos também permitem acompanhar outros dados, como:
- Estoque
- Pedidos
- Despesas
- Informações de clientes
- Desempenho de itens do menu
- Desempenho diário do restaurante
Personalize o sistema POS de acordo com suas necessidades e os relatórios diários de vendas serão gerados automaticamente.
Entre os diferentes sistemas de POS disponíveis, o Square é uma opção popular. Ele oferece um software intuitivo que conecta a sala de jantar à cozinha, garantindo que todos estejam alinhados.
A melhor parte? O Square agora se integra totalmente ao Lark. Conecte o Square diretamente ao Lark Base para visualizar facilmente os dados de vendas no seu painel personalizado, identificar padrões e agir com base nas informações.
Passo 3: Estabeleça seu sistema de contas a pagar
Outro elemento essencial da contabilidade para restaurantes é configurar um sistema sólido de contas a pagar.
Pagamentos pontuais e precisos aos fornecedores ajudam a estabelecer confiança e manter bons relacionamentos. Seu sistema também deve garantir o pagamento de manutenção, reparos, licenças e outros serviços de forma a manter o negócio legal e em conformidade.
Ao contrário dos relatórios de vendas, as contas a pagar devem ser estabelecidas semanalmente. Defina um horário fixo no calendário para pagar, enviar e registrar cada fatura, ajudando a estimar com precisão o fluxo de caixa e os saldos bancários.
Métodos de pagamento comuns e seus prós e contras:
Cheques
- Prós: Evitam taxas de transação e ajudam a gerenciar o fluxo de caixa, já que o processamento leva alguns dias.
- Contras: Pagamentos são mais lentos e podem prejudicar o relacionamento com fornecedores. Além disso, comprar cheques em grandes quantidades pode ser caro.
Pagamento online
- Prós: Seguro e eficaz para configurar pagamentos recorrentes a fornecedores e prestadores de serviços.
- Contras: Nem todos os fornecedores aceitam esse método, o que pode exigir um sistema de pagamento adicional.
Transferências ACH
- Prós: São seguras e, em muitos casos, não envolvem taxas de transação, especialmente em transferências banco a banco.
- Contras: Algumas plataformas, como PayPal e Venmo, podem cobrar taxas de conveniência, além do tempo de processamento.
Cartão de crédito
- Prós: Permite pagamento rápido e registro digitalizado.
- Contras: As taxas de juros podem ser altas se o saldo não for pago integralmente a cada mês.
Passo 4: Gerencie a folha de pagamento dos funcionários
Depois de registrar as vendas e pagar as contas, é hora de cuidar dos funcionários.
Há muitos componentes no processamento da folha de pagamento, e ignorar regulamentos pode resultar em erros custosos.
Empresas, em média, têm uma taxa de precisão de 80,15% na folha de pagamento anual, com cada erro custando, em média, $291 para ser corrigido.
Pagamentos precisos e pontuais ajudam a manter a satisfação dos funcionários. Nenhum empregado quer trabalhar para uma empresa que não acompanha suas horas ou paga corretamente.
Com a folha de pagamento, você é responsável por:
- Acompanhar a frequência e horas regulares trabalhadas
- Registrar horas extras, faltas e pedidos de licença
- Gerenciar diferentes formas de remuneração (ex.: salário fixo ou pagamento por hora)
- Retenção de fundos para penhoras salariais
- Escolher um método de pagamento consistente e confiável
Além disso, a folha de pagamento deve incluir o pagamento de impostos, como Medicare, Previdência Social e desemprego. Também pode ser necessário reter impostos sobre a renda, dependendo do estado ou região. Se fornecer benefícios de saúde ou aposentadoria, essas deduções devem ser contabilizadas.
Também é importante seguir as regulamentações sobre gorjetas e relatórios para garantir a conformidade com as leis trabalhistas.
Dada a complexidade da folha de pagamento, considerar a terceirização para empresas como Gusto ou OnPay pode ser uma boa solução.
Passo 5: Reconcile todas as contas regularmente
Esse processo é menos complexo do que parece. Conciliar suas contas significa comparar registros para identificar e corrigir erros ou inconsistências, proporcionando uma visão clara das despesas mensais.
Qualquer conta com saldo inicial e final deve fazer parte do processo de reconciliação, incluindo:
- Contas bancárias
- Cartões de crédito
- Empréstimos comerciais
- Linhas de crédito
- Obrigações de folha de pagamento (valores devidos, mas não pagos)
Revise cheques emitidos, recibos de cartão de crédito e outros métodos de pagamento em comparação com suas contas bancárias para garantir a precisão.
Reconcile suas contas mensalmente, quando os extratos são emitidos, para resolver problemas rapidamente e evitar complicações maiores. Além disso, você reduz o risco de fraudes ao identificar transações suspeitas cedo.
A reconciliação ajuda a:
- Corrigir entradas incorretas no livro-razão
- Encontrar cheques perdidos
- Identificar depósitos incorretos
- Localizar inconsistências em dinheiro
- Detectar fraudes
- Ver discrepâncias em pedidos e estoques
Automatizar o processo com ferramentas integradas de contabilidade aumenta a precisão, economiza tempo e facilita a conformidade com os impostos.
Passo 6: Revise seus relatórios financeiros (e faça ajustes, se necessário)
O último passo para uma boa escrituração contábil em restaurantes é revisar relatórios financeiros. Com margens de lucro apertadas — geralmente 3–5% para restaurantes de serviço completo e 6–9% para fast-casual — os erros podem ser custosos.
Revise os relatórios semanalmente para monitorar a saúde financeira e fazer ajustes quando necessário. Relatórios essenciais incluem:
- Plano de contas: Lista todas as contas em um único lugar, divididas em cinco categorias: receita, despesas, passivos, ativos e patrimônio.
- Custo dos bens vendidos (COGS): Refere-se ao valor gasto em alimentos, ingredientes e embalagens, incluindo desperdícios e deterioração. Cálculo: estoque inicial + compras – estoque final. A meta é manter os custos de alimentos entre 28–32%.
Custos de mão de obra
Os custos de mão de obra em restaurantes incluem salários, benefícios e impostos sobre a folha de pagamento. Custos diretos envolvem funcionários da linha de frente e da cozinha, enquanto custos indiretos incluem RH e outros setores de suporte. Relatórios de custos de mão de obra ajudam a identificar padrões de super ou subdimensionamento da equipe e variações sazonais. Esses relatórios também mostram como as gorjetas são gerenciadas.
Custos de construção e manutenção
Acompanhe individualmente os custos de aluguel, utilidades, impostos e manutenção de equipamentos. Isso ajuda a planejar upgrades, substituições de equipamentos e até expansões.
Custos de marketing
Relatórios de marketing detalham os esforços, a execução e os resultados. Analisando campanhas de sucesso e fracasso, você pode ajustar sua estratégia conforme necessário.
Custos de RH e folha de pagamento
Verifique os custos de RH e folha de pagamento para fazer ajustes. Certifique-se da precisão dos relatórios para evitar problemas fiscais e auditorias.
Como o Lark pode ajudar na contabilidade de restaurantes
O Lark oferece uma plataforma unificada para gerenciar a contabilidade de forma eficiente. O Lark Base serve como um banco de dados para as operações do restaurante, transformando dados de vendas em gráficos para facilitar a visualização.
Com o Lark Base, é possível rastrear inventário, pedidos, despesas e receitas, além de atribuir tarefas e monitorar o status e conclusão delas rapidamente. Como o Lark Base integra-se com o Square, você pode criar relatórios diários de vendas a partir do seu sistema de PDV e visualizar insights valiosos das suas operações em um painel personalizado.
Lark Attendance facilita a gestão da folha de pagamento ao acompanhar a presença dos funcionários, horas extras e ausências. Supervisores podem definir turnos e gerar relatórios de frequência. Os funcionários podem registrar entradas e saídas via Wi-Fi ou GPS e gerenciar pedidos de folga.
Com Lark Docs, você cria e gerencia documentos, como listas de verificação de inspeções ou resumos de pagamentos semanais. Esses documentos podem ser facilmente compartilhados e colaborados via o app Chats.
O Mama Lou’s, restaurante italiano nas Filipinas, superou desafios de comunicação e relatórios diários com a ajuda do Lark, melhorando a satisfação dos clientes e mantendo avaliações consistentes de 4 estrelas.
