No cenário empresarial moderno, velocidade e agilidade são dois dos princípios mais importantes para o sucesso de qualquer empresa. Como diz o ditado, “tempo é dinheiro”, e à medida que as empresas crescem, diversificam sua força de trabalho e constroem estruturas organizacionais mais complexas, mais tempo e recursos humanos são necessários para a administração e os processos.
Um dos principais “comedores de tempo” que você pode não estar ciente é o processo de aprovação.
Embora pareça um processo simples à primeira vista, em qualquer organização com uma hierarquia, é necessário ter uma infraestrutura para gerenciar aprovações. Seja algo simples, como licença de funcionários ou pagamentos a fornecedores, ou algo muito mais complexo, como a assinatura de contratos, se você parar e pensar na quantidade de aprovações que os gerentes, em organizações grandes e pequenas, precisam assumir, isso pode parecer assustador.
Essas aprovações não podem ser tratadas de forma superficial. É necessário ter sistemas para acompanhar essas atividades, manter registros de forma segura e realizar análises sobre os pedidos para compreender melhor o fluxo de sua empresa.
No passado, esse processo era altamente manual, exigindo departamentos inteiros e uma força de trabalho especializada apenas para garantir que essas questões administrativas fossem realizadas. Isso sem mencionar as montanhas de papel e os complexos sistemas de arquivamento físico.
À medida que as empresas cresciam, as ineficiências e o tempo de trabalho demandado por esses processos só aumentavam, prejudicando os resultados financeiros e sufocando a inovação.
A Era Moderna
Avançando para a era moderna, as tecnologias digitais conectadas eliminaram alguns, mas não todos, desses problemas. O processo de aprovação pode não exigir mais uma equipe especializada, mas sim sistemas online especializados, muitas vezes isolados das ferramentas de comunicação e colaboração comuns do local de trabalho. Esses sistemas precisam ser mantidos, atualizados e gerenciados por pessoal especializado, e, para novos colaboradores, é necessário um treinamento de integração.
De várias formas, esses sistemas representam “cinco passos para frente, dois para trás”.
O que a maioria das empresas precisa é de um sistema de aprovações projetado para ser mobile-first, que se integre diretamente à comunicação interna da empresa, direcionado ao responsável pela aprovação, oferecendo a ele ou ela uma simples opção de “sim” ou “não” com apenas um clique. Esse sistema também deve ser completamente transparente, permitindo à gestão acessar rapidamente qualquer aprovação para revisão ou auditoria.
Para a maioria das empresas, especialmente as PMEs, que precisam maximizar o uso da força de trabalho e minimizar o desperdício de recursos, ao mesmo tempo que mantêm uma visão geral dos processos para decisões rápidas, um sistema assim torna-se essencial.
O que é o Lark Approval?
Quando você adere à premiada suíte de colaboração e comunicação da Lark, você encontra exatamente isso.
Resumidamente, o Lark Approval é um recurso disponível para todos os usuários do Lark que permite criar processos de aprovação simples, mas poderosos, para qualquer evento. Seja para questões de RH, como licenças e alocação de pessoal, até pagamentos e finanças. O melhor de tudo é que o sistema é completamente modular, permitindo personalizar o processo para atender às necessidades exclusivas da sua empresa.
Integrado diretamente ao Larksuite, o Lark Approval não requer nenhum software adicional, licenças ou instalação especial. Ele está perfeitamente integrado à interface de chat do Lark que você já conhece e ama e, como o restante da experiência do Lark, funciona tão bem em dispositivos móveis quanto em PCs.
Como funciona o Lark Approval?
Criar seu próprio processo de aprovação é algo simples que pode ser feito em minutos. Para começar, aqui está um guia passo a passo:
Na sua interface do Larksuite, clique no aplicativo Approval na barra à esquerda.
Clique em Console de Administração no canto superior direito.
Criando Grupos de Aprovação
No Console de Administração, você pode agrupar e classificar as aprovações. Essas alterações terão efeito na página de solicitações de aprovação do funcionário correspondente.
Clique em Criar Grupo e defina o tipo de aprovação do grupo, como administração, RH ou finanças. Clique em Classificar para arrastar os diferentes grupos e mudar sua ordem. Os grupos e a ordem definidos aqui corresponderão à interface do aplicativo de Aprovação dos funcionários.
Isso permite que você organize melhor a sua estrutura de aprovações
as linhas de reporte da sua organização e oferecer aos gerentes de departamento uma supervisão mais focada sobre equipes específicas.
Crie uma aprovação
Clique em Criar para criar uma aprovação personalizada ou utilize um modelo de aprovação. (Atualmente, oferecemos vários modelos que abrangem cenários comuns de aprovação.)
Para criar uma aprovação, tudo o que você precisa fazer é preencher os campos obrigatórios.
Passo 1: Informações Básicas
Digite o nome da aprovação, a descrição e defina o grupo de aprovação e a visibilidade. Você também pode adicionar aprovações frequentemente usadas ao Workplace aqui.
Passo 2: Design do Formulário
Selecione e arraste os controles que você precisa para o layout de exibição móvel para adicionar e definir os controles. O formulário projetado aqui será realmente utilizado pelos funcionários.
Você também pode selecionar componentes. Oferecemos quatro componentes padrão: licença, horas extras, viagem de negócios e remoto. Esses componentes estão associados ao aplicativo de Presença. Quando os funcionários utilizam aprovações de licença, horas extras, viagem de negócios ou trabalho remoto, as informações serão automaticamente registradas no registro de presença do funcionário.
Passo 3: Design do Processo
No design do processo, você pode definir o conteúdo de cada etapa de aprovação, incluindo os aprovadores, métodos de aprovação, campos legíveis e editáveis, além de permitir ou não a transferência ou inclusão de novos aprovadores.
É possível criar processos mais complexos adicionando aprovadores extras para formar várias etapas e ramos, configurando diferentes processos de aprovação para situações distintas.
Passo 4: Mais configurações
Defina as regras de revogação e transferência da aprovação:
- Configuração de revogação: Se deve permitir que os funcionários revoguem as solicitações de aprovação dentro de um período de tempo determinado. Clique aqui para mais informações sobre como revogar aprovações.
- Configuração de encaminhamento: Se deve restringir a transferência de aprovação apenas para funcionários relevantes à aprovação. Clique aqui para mais informações sobre como definir um intervalo de envio.
Após concluir os 4 passos acima, clique em Visualizar no canto superior direito para ver o processo completo. Por fim, clique em Publicar no canto superior direito para concluir a criação.
Acompanhamento de Aprovações
Na página de Gerenciamento de Dados, você pode visualizar e exportar convenientemente os registros de aprovação, além de filtrar os registros por título, status, tempo e palavras-chave.
Iniciar Aprovações
Os funcionários podem abrir o aplicativo de Aprovação na barra à esquerda. Na página de Enviar Solicitação, eles podem selecionar uma aprovação, inserir as informações necessárias e enviar para iniciar a aprovação. Em seguida, os aprovadores correspondentes receberão uma notificação de aprovação no Lark.
Além disso, na página de Aprovação, você pode visualizar as solicitações de aprovação enviadas e acompanhar o progresso da aprovação.
Conclusão
Aqui está, um guia passo a passo para construir o processo de aprovação ideal para o seu negócio. Isso é apenas uma introdução ao que nossa poderosa ferramenta de aprovação pode fazer. Se você estiver interessado em recursos mais avançados, incluindo: formulários de solicitação mais inteligentes, procedimentos flexíveis, serviços de integração e treinamento, clique aqui.
O Lark Approval é apenas um dos milhares de aplicativos poderosos e gratuitos disponíveis no Lark Workplace. Desde integrações com plataformas como Asana e Jira até bots personalizáveis e muito mais, o Lark tem a capacidade de redefinir seu espaço de trabalho, permitindo que você crie uma experiência totalmente única para o seu negócio.
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