Como o Lark Ajudou a Xiaomi a Expandir para Mais de 40 Países!

Colaborar de forma eficaz no local de trabalho pode ser um desafio, especialmente para equipes com membros espalhados por diferentes partes do mundo. Felizmente, o Lark ajudou a Xiaomi a criar um ambiente de trabalho híbrido que permite aos colaboradores contribuírem e se comunicarem de maneira eficiente, independentemente de onde estejam.

Unir para Conquistar

“Desenvolver hardware é apenas uma parte dos negócios da Xiaomi. As forças motrizes por trás desses dispositivos são seu software e conteúdo de Internet.” – Lei Jun

Diferente das empresas tradicionais de tecnologia, a Xiaomi oferece uma ampla gama de produtos e serviços, incluindo eletrônicos de consumo, softwares e itens domésticos. No entanto, essa diversidade de linhas de produtos inicialmente levou ao uso de diversas ferramentas de colaboração isoladas dentro da empresa.

Por exemplo, equipes diferentes utilizavam ferramentas de comunicação distintas, além de dependerem de e-mails e ferramentas offline de gestão de documentos para coordenar projetos. Esse sistema fragmentado prejudicava a produtividade e eficiência organizacional.

A equipe da Xiaomi também enfrentava dificuldades com a necessidade de acessar múltiplos sistemas internos e canais de notificação separados, o que resultava em uma produtividade reduzida.

Para garantir uma integração fluida e uma colaboração eficaz entre suas diversas unidades de negócios, a Xiaomi precisava de uma solução unificada de ambiente de trabalho que permitisse a troca eficiente de informações, fluxos de trabalho otimizados e acesso rápido ao conhecimento e dados. Ao adotar uma única ferramenta alinhada à sua estratégia de negócios, a empresa pode aumentar a produtividade e impulsionar a inovação em toda a organização.

O Lark se tornou o centro unificado para a colaboração interna da Xiaomi

A Xiaomi foi atraída pelo Lark devido à sua integração abrangente de ferramentas, interface intuitiva e compromisso em promover uma colaboração eficaz.

Mais do que uma ferramenta de comunicação

Anteriormente, os colaboradores usavam softwares de chat pessoais para a comunicação no trabalho, o que exigia que adicionassem seus colegas como “amigos” antes de poderem se comunicar. Isso tornava difícil a conexão entre funcionários de diferentes departamentos, e as conversas frequentemente se perdiam em inúmeros grupos de chat.

A funcionalidade de contatos do Lark ajuda os usuários da Xiaomi a encontrar e se conectar facilmente com as partes interessadas relevantes dentro da organização, além de manter as conversas organizadas em tópicos específicos.

Além dos desafios de comunicação, a Xiaomi enfrentava dificuldades com o fluxo ineficiente de informações, já que a maioria dos documentos era armazenada localmente nos computadores individuais dos funcionários. Isso dificultava localizar documentos, rastrear revisões, compartilhá-los com os níveis de permissão adequados ou enviá-los a tempo.

Com o Lark Docs, a equipe da Xiaomi conseguiu simplificar sua comunicação e melhorar a produtividade. Como todos os documentos no Lark Docs ficam armazenados na nuvem, eles estão sempre na versão mais recente, eliminando a confusão causada por múltiplas versões. Além disso, os documentos são facilmente acessíveis e pesquisáveis em todos os dispositivos. A função de comentários permitiu à equipe trocar informações rapidamente e acompanhar em tempo real, com notificações enviadas diretamente para o chat.

O Lark melhorou a capacidade da equipe de gerenciar seu conhecimento e alcançar melhores resultados de negócios ao simplificar o processo de comunicação com uma única ferramenta.

O Custo Oculto das Reuniões

Reuniões representavam um custo significativo para a Xiaomi, muitas vezes desperdiçando tempo valioso que poderia ter sido dedicado a atividades de maior valor. Muitas delas eram unilaterais, sem feedback ou contribuições dos participantes, tornando-as ineficazes.

Além disso, os funcionários frequentemente gastavam mais tempo formatando apresentações no PowerPoint do que se concentrando no conteúdo. Compartilhar arquivos grandes de apresentações também era um desafio.

Reuniões ineficazes em excesso podem prejudicar a inovação, contribuir para o esgotamento dos funcionários e até aumentar a rotatividade. Para resolver esse problema, a Xiaomi recorreu ao Lark Docs para otimizar reuniões e melhorar a produtividade.

“O Lark ajuda a manter todos alinhados nas reuniões, independentemente do fuso horário ou localização. Em uma única reunião com o departamento de internet, a empresa conseguiu reduzir o tempo de reunião em 5%, o que equivale a adicionar 5% de tempo produtivo de volta para cada funcionário.” – Wang Chuan, Co-fundador, Vice-presidente

Convidar muitas pessoas para reuniões frequentemente se mostra contraproducente e uma perda de tempo. Quando as reuniões se tornam muito grandes, debates ricos são frequentemente substituídos por comentários superficiais, e os participantes podem ficar menos dispostos a compartilhar suas ideias.

Usando o método SamePage Meeting do Lark, a Xiaomi realizou uma sessão de brainstorming com 90 pessoas para criar um novo avatar para sua assistente digital de IA, Xiao Ai. O resultado? 200 comentários em uma única reunião de uma hora, gerando mais de cinco grupos temáticos para desenvolvimento posterior.

O Lark Docs ajuda a transformar as reuniões da Xiaomi em sessões de trabalho produtivas, permitindo que toda a equipe colabore no mesmo documento em tempo real, economizando tempo e garantindo que a contribuição de todos seja valorizada.

Lidando com Diferenças de Fuso Horário em um Ambiente Global Como a equipe da Xiaomi está distribuída por vários continentes e fusos horários, frequentemente é difícil encontrar um horário de reunião que funcione para todos. Para enfrentar os desafios impostos pelas diferenças de fuso horário, a Xiaomi utiliza o Lark Calendar para facilitar a coordenação e a comunicação com as equipes locais.

O Lark Calendar simplifica o agendamento ao comparar os horários locais dos colegas lado a lado.

No entanto, devido à janela limitada de sobreposição de horários entre regiões, as oportunidades para reuniões síncronas são escassas. Para superar esse desafio, a Xiaomi adotou o uso de reuniões assíncronas. Em vez de agendar reuniões em diferentes fusos horários, os líderes de equipe enviam um Lark Doc com as informações do projeto, permitindo que todas as partes interessadas colaborem no mesmo documento de forma assíncrona. Isso possibilita que os membros da equipe trabalhem no projeto em horários convenientes, evitando a necessidade de agendar reuniões entre fusos.

1. O líder do projeto envia uma mensagem em grupo junto com um Lark Doc, onde todos podem incluir suas contribuições.

2. Cada pessoa contribui no seu próprio horário antes do prazo estipulado.

O Lark oferece suporte a traduções de mais de 100 idiomas, permitindo que você trabalhe confortavelmente em seu idioma nativo.

Essa abordagem permite que as reuniões sejam realizadas apenas quando realmente necessárias, dando às pessoas mais tempo para contribuir em seu idioma preferido e garantindo acesso às informações mesmo que os participantes não possam se encontrar no mesmo horário.

Em resumo, o Lark se mostrou um recurso valioso para a Xiaomi ao estabelecer um ambiente de trabalho híbrido que permite uma colaboração e comunicação eficazes, independentemente da localização dos membros da equipe. Com sua capacidade de tornar as reuniões mais eficientes, facilitar a colaboração internacional e fornecer soluções unificadas para o local de trabalho, o Lark ajudou a Xiaomi a superar os desafios de trabalhar com uma equipe distribuída e contribuiu para o sucesso da empresa.

Se você busca melhorar a colaboração e a comunicação em sua organização, recomendamos fortemente experimentar o Lark.